Thing-it: Die Digitalisierung des Büros – die Fläche lernt denken
Issue 02-2021:
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Agilität bestimmt heute die Arbeitswelt. Mitarbeiter organisieren ihre Aufgaben zunehmend örtlich und zeitlich flexibel. Dies und aktuelle Herausforderungen der Pandemie wie Social Distancing und Hygienemaßnahmen erfordern neue digitale Bürokonzepte. Daher hat Bene als Spezialist für die Gestaltung und Einrichtung von modernen Büro- und Arbeitswelten in Kooperation mit dem Software-Spezialisten THING TECHNOLOGIES und dem Full-Service-Dienstleister GMS Global Media Services GmbH das SMART OFFICE by Bene entwickelt.
Sensorintelligenz ermöglicht exakte Flächenanalysen
Da viele Unternehmen auf Open Space und Activity Based Working umgestellt haben, sind die meisten Arbeitsplätze nicht mehr bestimmten Mitarbeitern zugewiesen. „Mit SMART OFFICE by Benehaben wir daher ein datengetriebenes Bürokonzept entwickelt, ein mitlernendes Büro“, erklärt Michael Fried, Geschäftsführer für Sales, Marketing & Innovation bei Bene.
Mit dem Smartphone mehr als nur den Büroalltag organisieren
SMART OFFICE by Bene gibt den Usern einen digitalen Interaktionspunkt an die Hand, mit dem sie ihren Arbeitsalltag per App oder Web planen können. So zeigt das Buchungssystem auf Knopfdruck an, welche Social Distancing-konformen Büroflächen wann frei sind. Auch Besprechungsräume, Parkplätze und Schließfächer können bequem online reserviert werden. Darüber hinaus sind Essensbestellungen inklusive Bezahlfunktion, Informationen zur Umgebung, die Anzeige der nächsten Kaffeeküche, eine Anleitung zur Bedienung der Medientechnik im gerade genutzten Konferenzraum und viele Funktionen mehr möglich.
Ganzheitliche Lösung aus einer Hand
Wie umfangreich letztlich die App ausfällt, bestimmt auch der Bedarf der Kunden. Hier kommt GMS Global Media Service (GMS) ins Spiel. „Wir begleiten jedes Projekt als Smart Office System-Integrator ganzheitlich. Dazu gehört die umfassende Konzeption und Implementierung der Systeme sowohl in Neubauten als auch in Retrofits“, so Tobias Enders, Geschäftsführer von GMS.
Der Kunde will mehr über seine Flächen wissen
Viele Kunden empfinden die Nutzungsanalyse der Büroflächen als zentral. Sie wollen wissen, wie ihre Flächen genutzt werden. Erst dadurch, dass Möbel mit Sensoren kombiniert werden, wird eine solche Analyse möglich. Dabei werden die Funksensoren von EnOcean verwendet. Die Geräte sind wartungsfrei und haben eine lange Laufzeit, denn sie generieren ihre benötigte Energie eigenständig. Entweder sind sie solarbetrieben oder wandeln Bewegung in Energie um. So arbeiten sie völlig autark vom Stromnetz. Ohne großen Aufwand lassen sich die Sensoren auch in bestehende Infrastrukturen einbinden.
Datenschutzkonform analysieren, wie Büros genutzt werden
Gerade jetzt gilt es, datenbasiert einzuschätzen, welche Flächen bei der Rückkehr ins Office noch genutzt werden. Dabei geht es seltener darum, weniger Bürofläche zu mieten, als vielmehr zu lernen, wie die vorhandene Fläche besser genutzt werden kann. Dazu sind Vibrationssensoren unauffällig auf oder unter dem Schreibtisch angebracht, in Meetingräumen sind Deckensensoren verbaut. Wichtig ist, dass nur Technologie verwendet wird, die die Privatsphäre schützt und somit DSGVO-konform ist.
Mit dem Büro interagieren
Dank der Software von Thing-it sieht der Nutzer einen virtuellen Zwilling der Fläche und findet alle buchbaren Ressourcen wie zum Beispiel Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Schließfächer oder Telefonboxen. Der Nutzer erkennt auf seinem Smartphone-Display den Status einer Ressource, ob sie buchbar ist, wann sie belegt ist oder mit Zustimmung der Kollegen auch, wer sie wie lange gebucht hat. Außerdem können darüber hinaus mit den EnOcean-Sensoren CO2-Gehalt in der Raumluft, das Raumklima, Beleuchtung oder Verschattung über die App gesteuert werden.
Mit Technologie mehr aus der Ressource Bürofläche machen
Wenn Mitarbeiter über Thing-it einen Arbeitsplatz buchen, ist das der erste Schritt zu einem effizienten Management der Fläche. Das Unternehmen, das die App einsetzt, sieht, welche Ressourcen besonders gut frequentiert werden. Hieran lassen sich dann weitere Prozesse anknüpfen, wie beispielsweise die Reinigung. Besprechungsräume, die kaum gebucht werden, müssen seltener gereinigt werden.
Wichtig bei einem solchen Projekt sind auch prozessorientiere Fragen: Wer hat welche Rechte was zu buchen? Wer darf was im Besprechungsraum steuern? Eine eingesetzte Lösung sollte daher äußerst flexibel und anpassbar sein. Nur so kann das Gebäude- und Assetmanagement wirklich effizient erfolgen.
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